紙質文檔管理系統 打造校園完整文件管理體系

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近年來，由于各大中小院校規模不斷擴大，學校文檔資源與日俱增。越來越多的學校將檔案的收集、整理和應用作為一項基本的工作任務。然而面對龐雜的文檔資源，傳統的文檔分類管理已然無法應付，因此，學校亟需一套完善的紙質文檔管理系統。 為了更好地整合學校資源，實現校園檔案數字化、信息化建設，有效提高學校的辦事效率以及教學質量，部分學校與合作上線了紙質文檔管理系統。 據了解，該系統是基于OCR及圖形處理技術開發而成的，主要用于紙質文檔資料的拍攝錄入、同步存儲、分類管理、實時檢索、分享與調用等。是一款契合學校、圖書館的多功能文檔管理解決方案。 眾所周知，學校里會產生許多諸如課件、教學大綱、教學視頻、考試題庫、學生檔案等海量文檔資源。這些資源往往分散存儲于不同部門，甚至是不同分校、分點，導致最新的教學資料無法及時共享，教學資源難以得到有效利用，嚴重阻隔了職工、教師與學生之間的互動協作。 紙質文檔管理系統將會統一對校園文檔資源進行管理。用戶可通過手機、電腦、iPad等終端設備拍攝掃描以獲取初步圖片，隨后根據自身需求對圖片進行裁切、調亮等操作。系統快速識別圖片后，用戶可同時調出識別結果與圖片，方便后續核對與校正。 針對資源共享難題，教職工可通過線上資源共享，在同一個服務器上檢索與分享文檔資料。實現跨部門、跨區域快速調用資源。系統可按照時間、類別、標簽等方式分門別類存儲文檔，讓不同文檔資料各安其位。同時系統支持智能模糊搜索和不同篩選條件的搜索，有效協助教職人員快速找到所需資料。 除此之外，紙質文檔管理系統服務端設置權限管理，安全性能高。關于學校的一些機密文件，考試題庫等類型的文檔資料可合理控制用戶的查閱權限，避免資料外泄。且技術順應大數據時代的潮流，推出了別、云檢索、云管理服務，保證校園中各類紙質資料信息永不丟失。 據悉，紙質文檔管理解決方案為學校提供了海量的存儲空間，幫助學校實現了教學資源的有效整合和優化。且其應用廣泛，目前，除學校圖書館外還廣泛應用于銀行、電力、保險、電信運營商、律師事務所等眾多企事業單位。